5 trucos para aprovechar mejor el tiempo

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Reconozcámoslo: siempre nos falta tiempo. No importa que se cancelen reuniones, que se suspendan eventos, que extiendan los plazos para la entrega de un trabajo, siempre nos faltan horas, cuando no días, para cumplir con todas las obligaciones (impuestas por terceros y autoimpuestas por nuestro inagotable deseo de estar en todo).

Reconocido el hecho, lo que hay que hacer es trabajar en torno a esto para optimizar la situación. Y para ello, existen algunos trucos que nos permiten hacer magia y organizar (un poco) el caos.

En mi vida personal trato de aprovechar, en la medida de lo posible, cada momento. Deseo cumplir con las tareas propias de mi profesión, pero no quiero dejar de pintar, leer y escribir, que son mis hobbies (y que deseo fervientemente se conviertan en actividad full-time). Vivo en las afueras de Buenos Aires, en una casa con mucho terreno verde y varias mascotas y cuando nos mudamos aquí fue para ocuparnos personalmente del lugar (sin contratar ayuda) por eso, siempre hay cosas para hacer. De modo que es muy importante estar organizada y optimizar las horas, para tener espacios libres entre las obligaciones y equilibrarlas con actividades placenteras.

Por eso, tengo mis trucos y los comparto aquí porque tal vez te resulten útiles:

1 - Aprovechá las apps de productividad
Aplicaciones son lo que sobran. Las encontrás en Google Play y en el Apple Store. Al principio, encontrar las que necesitás puede resultar arduo, porque estos sitios son como una feria disparatada, una selva interminable, y muchas veces hay muy buenas aplicaciones escondidas en la maraña de puntuaciones y comentarios de usuarios.
Admito que uno de mis vicios es internarme en el Play Store y quedarme allí mucho tiempo, buscando aplicaciones nuevas, descargándolas y testeándolas para ver si son de verdad útiles... invirtiendo tiempo, porque luego lo recupero con creces.
Las que más utilizo para organizar distintos aspectos de mi vida personal y profesional son EvernoteGoogle Keep y OneNote. Cada una en su tipo, me ayudan a organizarme y optimizar mi rendimiento. Si bien tienen puntos en común, les encuentro utilidades diferentes. 
Evernote es mi diario-agenda personal. La tengo instalada en la computadora y en el teléfono (utilizo la versión gratuita) y es lo primero que miro en la mañana y lo último que repaso en la noche. Allí están mis ideas, comentarios, tareas, material que utilizo para mi trabajo... Aprovecho todas sus funcionalidades: grabo notas en audio o video de las cosas que se me van ocurriendo, etiqueto las entradas para hallarlas más fácilmente, vinculo la aplicación con otras para un mejor uso.

2 - Armá plantillas que te sirvan en las tareas repetitivas de tu profesión
Muchas profesiones tiene tareas repetitivas que debemos hacer (casi) todos los días. Y a veces, en el ritmo enloquecedor del trabajo diario, podemos olvidarnos de alguna cosa o no nos damos cuenta que podemos cambiar el orden para aprovechar mejor el tiempo. Para eso, diseño plantillas con las rutinas y voy chequeando a medida que las ejecuto.
En mi caso, como trabajo con redes sociales, tengo plantillas del calendario editorial para organizar los posteos en blogs, programación de tweets y publicaciones en Facebook, LinkedIn y Google+, así como las fotografías e imágenes para Instagram y Pinterest.

3 - Organizá tu vida laboral online para que no te absorba todas las horas del día
Durante años tuve la tentación de chequear el correo electrónico continuamente y responder apenas leía los mensajes. Esto provocaba la interrupción continua del trabajo, con lo cual tardaba mucho más tiempo del necesario para concluir una tarea. Las distracciones de la mensajería (Skype, Hangouts, Whatsapp), las llamadas telefónicas y el quedarse navegando por la web más tiempo del previsto no contribuyen a un uso eficiente del tiempo. Solucioné esto definiendo momentos en los que chequeo el correo y momentos en los que respondo. Salvo casos que necesitan una respuesta inmediata, prefiero dedicar momentos específicos para ello en lugar de estar interumpiendo mis tareas al ritmo de la bandeja de entrada. Para ello, me ayudo con herramientas como Inbox de Gmail, que permite organizar el correo y establecer una serie de acciones para optimizar su gestión.

4 - Planificá semanalmente los almuerzos y las cenas para organizar las compras
Soy teletrabajadora. Esto es, tengo mi oficina en casa y donde sea que me constituya con mi tableta y teléfono celular. Y quienes trabajamos en casa conocemos bien las distracciones y tareas que se adosan a las estrictamente profesionales. Las compras y preparar almuerzos y cenas para la familia son unas de esas tareas que insumen tiempo y distracción. Por eso, trato de planificar las comidas para que "se encadenen" entre si (que una preparación sirva para varias comidas) y hacer las compras de una vez en lugar de hacerlas cada día. Por supuesto, tengo mis plantillas para esto también.

5 - Aprovechá las tiempos muertos para adelantar trabajo de oficina y responder correos

Muchas veces los viajes de trabajo, los traslados interurbanos, las esperas en reparticiones públicas y las complicaciones del tránsito nos mantienen detenidos en una lugar por mucho tiempo. Ese tiempo se traduce en correos que podrían ser respondidos, documentos que podrían ser leídos, ideas que podrían ser volcadas en papel presentaciones que podrían ser bocetadas. Para evitar lamentarme y la tortura de pensar "si al menos tuviera la computadora o la tableta conmigo", optimicé mi teléfono para que sea mi oficina portatil digital. Fijate cómo lo hice en este artículo. También me diseñé una oficina portatil analógica, tangible, que viaja conmigo en carteras y maletines: conocela en este artículo: Oficina en poco espacio para la cartera de la dama.

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