Calendario de proyecto

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Existen muchas formas de redactar proyectos. Si trabajas en empresas u organizaciones, tal vez hayas tenido que redactar algun proyecto y entonces sabras el tiempo y esfuerzo que llevan.

Hay personas expertas en la redaccion de proyectos. Conocen las metodologías, los distintos formatos, saben redactar marcos teoricos y determinar productos a obtenerse. Tienen en claro como se diseña un presupuesto y pueden indicar cual es publico al que está dirigido.

Dentro de los proyectos estan los cronogramas: detalladas fechas que indican cuando debe estar terminada una etapa para pasar a la otra. Los cronogramas y sus deadlines son atemorizantes: parecen una espada de Damocles pendiendo sobre las cabezas de los involucrados en el proyecto.

Pero todo lo dicho tiene que ver con proyectos del ámbito profesional. Para mis proyectos personales, me inventé una metodología más amigable, que pudiera cumplir sin complicarme demasiado. Si bien en todo proyecto es importante el resultado, aqui vamos a hacer, también, interesante el camino.

En mi metodología, el cronograma se llama "calendario": me parece menos intimidante y me permite diferenciarlo de la terminologia más profesional.

¿Qué cosas anoto en mi calendario de proyecto? Las fechas importantes en las que espero realizar las actividades que me acercarán a cumplir mi objetivo.

Personalmente, utilizo el calendario de Google para todas mis actividades: profesionales, personales y proyectos. Google permite, dentro de una misma cuenta, crear varios calendarios y asignarles nombres y colores. Asi, mientras lees las actividades del dia, podes ver las tareas de tu proyecto. Tambien podes ocultarlas cuando quieras. Existen aplicaciones pra el celular que permiten ver las actividades del calendario en un grafico, de modo que al mirarlo puedas darte cuenta de cuanto tiempo dedicas a cada cosa. En proximos posteos vamos a hablar del Calendario de Google y las aplicaciones relacionadas que ayudan a aumentar la productividad.

Si no te gustan los calendarios digitales, podes utilizar perfectamente la tradicional agenda y si no, los bullet journals, tan de moda ultimamente. Lo importante es que las entradas que realices vinculadas a tu proyecto las realices siempre con el mismo color, para verlas apenas abras la agenda.
Es importante que cuentes con una hoja de vista mensual, para tener juntas todas las actividades del mes.

Decidido el formato de agenda que vas a utilizar, llega el momento de ingresar las fechas de las actividades que vas a llevar a cabo, con una breve descripcion de lo que planeas hacer. Aqui, ademas de organizacion, hay que tener fuerza de voluntad para ir cumpliendo los auto-compromisos: no vale saltearse cosas planeadas o ir posponiendolas indefinidamente.

Los items a ingresar deben ser posibles de cumplir y simples: actividades faciles de realizar, que no contengan otras actividades previas.Para ello, es importante desagregar las tareas hasta llegar a su minima expresion. Estas son las que comenzaras por llevar adelante y de a poco llegaras a la totalidad de la tarea. Por ejemplo: en lugar de escribir "arreglar el jardin delantero", conviene dedicar varios dias a esta actividad e ir poniendo sencillas actividades por separado. Asi, podemos escribir: "quitar las malezas", "cortar el pasto", "preparar los canteros", "comprar los plantines", etc. Cada dia se pueden ir realizando algunas de estas actividades e iras viendo el progreso sin desalentarte ante una tarea mucho mas compleja e inconclusa. Objetivos realistas para alcanzar resultados concretos.

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